招标方归属于平顶山政府，大会地点就设立在平顶山附近，是一座旧学校临时改造的。会场是学校的操场，主办方的人集中在操场的主席台上，其他投标方则分布在主席台下方，成扇形布局，配置的桌椅也都是学校用的长条桌椅。

若放在后世，平顶山煤矿这么大的项目的招标大会，至少要在五星级酒店中举办，但这个时代条件不允许，人们也不讲究形势。